Beëdiging

Het is veelal een vereiste dat vertalingen van officiële documenten (diploma’s, certificaten, getuigschriften, geboorteakten, bewijs van goed gedrag en vele overige juridische documenten) worden beëdigd.
Een vertaling is beëdigd wanneer deze is voorzien van een officieel stempel, een beëdigde verklaring en een handtekening van de beëdigd vertaler. Deze handtekening is gedeponeerd bij de arrondissementsrechtbank waar de eed of belofte is afgelegd. De vertaling wordt vervolgens gehecht aan het brondocument.

Het gebeurt steeds vaker dat klanten een vertaling willen scannen. In dat geval kan de vertaling niet worden bevestigd aan het brondocument. Het brondocument wordt dan voorzien van een vertalersstempel met een code die overeenstemt met de code op de vertaling, zodat duidelijk is dat beide documenten bij elkaar horen. Aanlevering op deze wijze wordt steeds vaker geaccepteerd door officiële instanties.

Vanwege het stempel en de originele handtekening van de beëdigd vertaler kan een beëdigde vertaling uitsluitend per post of koerier worden verstuurd. U dient hiermee rekening te houden voor wat de leveringstermijn betreft.

Sinds 1 januari 2009 moeten alle beëdigde tolken en vertalers worden ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers. Met een vertaler uit dit register weet u waar u aan toe bent: de vertaler doet voortdurend werkervaring op en houdt door middel van bijscholing zijn vakkennis bij.

De vertaling wordt aan het brondocument bevestigd met een koperen ringetje waardoor er een gaatje ontstaat in het document. Voor diploma’s en certificaten geldt dan ook dat u beter niet uw originele documenten kunt opsturen: in veel gevallen volstaat een goed leesbare kopie van uw diploma/certificaat en eventueel een kopie van de achterkant.
Indien een gewone kopie van uw document niet volstaat, dan kunt u bij de notaris terecht voor een copie collationée ofwel gewaarmerkte kopie. De kosten van een gewaarmerkte kopie kunnen enorm variëren (van € 10,- tot € 35,- per document). Het is de moeite waard om even rond te bellen voordat u uw documenten aan een notariskantoor aanbiedt.

De gewaarmerkte kopie kunt u naar ons opsturen, zodat de notarisverklaring eveneens kan worden vertaald.

Indien u een document in veelvoud moet indienen bij de ambassade of overige betrokken instantie(s), dan dient u een evenredig aantal gewaarmerkte kopieën te laten maken en deze allemaal naar ons op te sturen.

Legalisatie is de vaststelling dat een document is afgegeven door een daartoe bevoegd persoon en dat de handtekening op het document ook echt van de ondertekenaar is. Door legalisatie van Nederlandse documenten weten buitenlandse autoriteiten dat het document rechtsgeldig is.

Legalisatie van een document is lang niet altijd noodzakelijk en hangt af van de instantie waarvoor het document is bestemd. Indien is vastgesteld dat uw document moet worden gelegaliseerd, dient de legalisatie plaats te vinden alvorens u het document ter vertaling aanbiedt, zodat de legalisatieverklaring mee kan worden vertaald.

Nederlandse opleidingsdocumenten kunnen worden gelegaliseerd bij de Informatie Beheer Groep, afdeling Diploma-erkenning en Legalisatie. De Informatie Beheer Groep werkt in opdracht van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Alleen opleidingsdocumenten die door dit Ministerie zijn erkend kunnen door de Informatie Beheer Groep worden gelegaliseerd.

De apostille bevestigt de echtheid van de handtekening op een document, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar van het stuk heeft gehandeld en, indien van toepassing, de identiteit van het zegel of het stempel op het document.

De apostillestempel, bestaand uit negen of tien regels, kan worden verkregen bij de arrondissementsrechtbank. Voor een overzicht van apostillelanden, kunt u de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken raadplegen.